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Le nouvel outil d’organisation pour ton blog : NOTION

Écrit par Sandra
Le 25 octobre 2021

Avoir un outil d’organisation pour ton blog est un super moyen d’appliquer une stratégie de contenu efficace. Cela te permet d’organiser  ta création : tes idées, tes délais, tes statistiques ou encore ton état d’avancement (article rédigé, en cours de référencement naturel SEO ou publié). Bonjour la charge mentale allégée !

Si tu as l’habitude de travailler sur TRELLO, ASANA, ou CLICK-UP, tu n’as pas pu ne pas entendre parler du petit dernier qui fait fureur : NOTION. Si l’application est née en 2016 à San Francisco, elle a connu un essor en 2020 passant de 1 million à 4 millions d’utilisateurs en quelques mois.

NOTION est un espace de travail individuel ou de travail collaboratif « tout-en-un ». Ce qui est l’idéal quand tu es entrepreneure et que tu collabores avec des clients ou des prestataires régulièrement. Tout le monde peut avoir accès à une page ou un espace commun suivant le besoin.  

Cet outil de gestion permet aussi de prendre des notes, suivre des projets, planifier des tâches ou encore créer des bases de données. Depuis peu, il est possible aussi de l’associer à des applications externes (Google Calendar par exemple) pour de l’automatisation.  Un gain de temps assuré.

Ce logiciel de gestion de projet a une version gratuite utile si tu souhaites le tester.

Tableaux de bord, gestion des tâches, gestion de projets, plannings, outil collaboratif, travail d’équipe : NOTION est tout ça à la fois ! Découvre cet outil indispensable pour organiser ton blog ! Juré, il va te faciliter la vie et pas qu’un peu !

Le nouvel outil d’organisation pour ton blog : qu’est-ce que NOTION ?

NOTION est un espace de travail qui comprend des pages et permet une gestion du temps optimisé grâce à une gestion des ressources maîtrisée.

À la prise en main, l’espace est complètement vierge et demande à ce que son utilisateur crée l’espace personnalisé dont il a besoin.

Si comme moi, tu adores adapter à 100 % un outil à tes besoins professionnels, à ton organisation et à ce que tu aimes, cet outil est fait pour toi ! Tu peux en effet le rendre esthétique en même temps que pratique. J’adore !

Par exemple, j’aime travailler avec de jolies pages, pleins d’émoticônes  😎  😉 mignons et de couleurs ! Avec Notion, c’est possible !

Bien que l’espace (appelé « Workspace » ) soit en anglais (ou en coréen), NOTION est assez simple à prendre en main pour les bases. De plus en plus de formations existent si tu souhaites aller plus loin dans sa programmation (formules, relation entre pages, …)

Pour moi, c’est une sorte de mélange entre un ERP ( « Enterprise Resource Planning », c’est-à-dire un système d’information qui permet de gérer l’ensemble des informations d’une entreprise), Excel et un agenda.

J’en suis fan. Tout mon business de freelance est dessus. Désormais, mes espaces communs clients sont aussi organisés dessus, puisque l’outil permet d’inviter gratuitement une autre personne à éditer une page.

L’outil est payant au-delà de 5 utilisateurs sur un même espace.

Créer une base de données avec NOTION de tes articles de blog

Aujourd’hui,  quelques pages sur mon espace NOTION sont complètement dédiées à ma création de contenu sur mon blog ElleBlogue.fr. Et c’est cette partie dont je voulais te parler particulièrement dans cet article.

Je te montre les dessous de ElleBlogue.fr, mais j’ai plusieurs espaces dans le même style pour les clientes dont je gère la création d’articles de blog et la stratégie de contenu mensuellement.

Ma stratégie de contenu tourne autour actuellement :

Pour ces deux derniers, je publie une fois par semaine.  J’ai donc besoin de pouvoir être organisée et stratégique pour pouvoir tendre vers mes objectifs annuels.

NOTION est alors le meilleur ami comme outil d’organisation pour ton blog.  

Outil d’organisation pour ton blog  : créer un tableau de tes contenus

La page principale  que je souhaite te partager et qui j’espère te sera utile est la liste des contenus.

Il s’agit d’un tableau sur lequel je rentre tous les articles, publiés ou à écrire sur le blog. C’est une sorte de base de données de mes textes.  

Il comprend :

  • le titre de l’article de blog, du post Instagram ou de l’objet de la Newsletter
  • le type de contenu (article, Instagram, Newsletter)
  • la date de publication,
  • l’état (à faire/en cours/en relecture/programmer/publier),
  • le document joint (j’écris mes articles encore sur Word, bien que tu puisses le faire sur NOTION ou Google Drive).
  • Le lien de l’article de blog, afin de pouvoir le repartager par la suite plus facilement.

Voici l’exemple pour les articles uniquement :

outil d’organisation pour ton blog.

J’ai aussi ajouté quelques autres données de :

  • référencement naturel SEO : mot-clé, pourcentage d’optimisation
  • date de mise à jour.
NOTION,outil d'organisation pour ton blog

Un tableau pour tes contenus de façon plus large & visuel

Comme j’aime les tableaux clairs, simples et jolis pour mes contenus, j’ai choisi de ne pas garder cette présentation en liste. Elle ne me sert que de base de données rapide.  Un outil d’organisation pour ton blog doit être adapté à tes besoins et à ta façon de faire. Il doit se confondre dans ton business, et pas l’inverse.

Comme dans NOTION, chaque page peut être liée avec une base de données, je n’ai pas à recopier les informations. Mon tableau de bord (TDB) va directement les chercher dans les différentes bases de données.

Mettre à jour un tableau, met à jour tous les autres qui sont associés.

Ainsi, par exemple, je peux lier :

  • le planning de création de contenu d’un client,
  • avec sa fiche client,
  • et son état de facturation par exemple.

Ici, ce tableau de bord ne comprend plus que les articles à écrire, en cours et non publiés.

Cela me permet de savoir où j’en suis et de créer mes contenus dans un ordre chronologique et organisé.

La différence avec la base de données de mes contenus, c’est qu’elle, elle contient tous mes contenus, les passés et à faire.

NOTION TDB outil d’organisation pour ton blog
NOTION TDB2 outil d’organisation pour ton blog

Collaborer de façon simple et facile

Ce qui est génial aussi, c’est que chaque membre de l’équipe peut avoir accès à ces pages. Du moment que tu as partagé le contenu, chacun peut suivre l’évolution du planning et des tâches. Chacun peut s’attribuer des tâches, les réaliser et changer l’état d’avancement.

C’est un outil d’organisation pour ton blog collaboratif.

Pour ma part, cela me permet de m’avancer dans les rédactions de mes articles puisque je sais déjà les sujets que je vais aborder, quand et pourquoi.

Je peux jongler entre plusieurs contenus en même temps en mettant des notes de mon avancement et suivre que chaque catégorie e mon blog est aussi alimentée.

Comme mes Newsletters ont un lien avec mes articles, cela me permet de suivre ma stratégie digitale dans sa globalité.

Je ne l’ai pas encore fait, mais peut -être que je ferai aussi dessus un état du nombre de vues des articles par mois pour suivre ce que vous appréciez de lire ou pas. À voir. Pour le moment, le lien avec Google Analytics n’est pas automatique… Peut-être prochainement ?

Très pratique, aussi, il est possible d’échanger des messages sur NOTION avec tes prestataires ou clients ! Si tu pensais utiliser une messagerie comme Slack ou WhatsApp, tu peux tout regrouper sur un seul outil de travail collaboratif.  

L’avantage de NOTION, c’est que TOUT EST POSSIBLE !

Construire un planning éditorial sur NOTION

La deuxième page NOTION que je voulais absolument te présenter pour organiser ton blog de façon efficace est celle de mon planning éditorial.

Comme tu le sais certainement, le planning éditorial est l’outil d’organisation pour ton blog indispensable. C’est un outil de planification qui permet, à la fois, de répartir ton travail, mais aussi de l’organiser dans le temps. Je ne pourrai absolument pas m’en passer pour moi, ou mes clientes !

Le mien se présente donc logiquement sous forme de calendrier (mais tu peux utiliser une liste aussi par exemple en changeant la « view » ).

Par exemple, sur celui de février, que je te présente ici,  tu peux voir tous les contenus que j’ai créés pour mon blog, Instagram ou pour la Blog’News.

 Le calendrier va encore une fois chercher toutes les informations dans le tableau de bord des contenus vu dans le paragraphe précédent. Ou dans les bases de données.

NOTION,outil d'organisation pour ton blog

Mon planning éditorial sur NOTION reprend :

  • Le type de contenu concerné,
  • Le nom de l’article, du post ou l’objet de la newsletter,
  • Pour les post Instagram, s’il s’agit d’un carrousel, d’un post simple, d’une vidéo ou d’un Reels (bon, j’avoue que début février, je n’étais pas dans un mood d’alternance de format !)
  • L’état (publié, à programmer, en cours,…)

Ce planning me permet rapidement de voir où j’en suis, et à avancer plus rapidement. Mais pas que ! Cela permet aussi à mes collaborateurs de prendre la suite des tâches en sachant où j’en suis grâce à chaque page collaborative.

Il est possible de mettre en place des filtres pour ne voir que les contenus du blog, ou non publiés par exemple.

D’autres utilisations de NOTION pour ton blog

Les possibilités de NOTION sont infinies… Tellement que je ne saurai pas toutes te les décrire dans cet article. Néanmoins, tu auras compris qu’il m’aide réellement dans ma productivité. C’est un de mes outils de gestion préférés, même si j’en utilise d’autres suivant les demandes client.

Néanmoins, en voici quelques autres que j’utilise pour organiser mon blog ou celui de mes clientes  =

  • Idées en vrac de contenus,
  • Tableau de l’évolution des visites du site web, du temps passé en moyenne sur le site ou du taux de rebond,
  • Article le plus vu chaque mois,
  • Pages dédiées aux formations suivies sur le blogging,
  • La gestion de projet liée au blog,
  • Workspace sur des articles invités,…

NOTION me sert aussi pour toutes les parties autres de mon business : livre de recettes, annuaire et informations sur mes clientes, planning éditorial de chaque client et global, projets en cours, …

Et toi, utilises-tu NOTION pour ton blog ? Comment l’organises-tu ?

signature elleblogue.fr

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commentaires

4 Commentaires

  1. Fanny

    Merci Sandra!
    Grâce à toi j’ai non seulement découvert ce super outil, mais je continue à m’améliorer, et je me tiens au planning! 🙂

    Réponse
    • Sandra

      merci beaucoup Fanny ! Je suis ravie de t’avoir aidé et fait découvrir Notion !

      Réponse
  2. Mélanie

    Merci sandra pour ton article ! J’adore regarder comment s’organisent les autres entrepreneures avec Notion, et à chaque fois je trouve une ou deux astuces à piquer pour améliorer le mien ! 🙂

    Réponse
    • Sandra

      Moi aussi j’adore ça XD je suis contente alors de t’avoir montré un peu comment je fonctionne =) et surtout que ça te serve !

      Réponse

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